Hoe beantwoord je de telefoon?

Als twee mensen met elkaar bellen die elkaar nog nooit hebben gezien vormen ze toch een beeld van elkaar. Dit komt onder andere door de stem die je hoort, het tempo waarmee hij of zij spreekt en de woordkeuze en intonatie. Dus als jij namens het bedrijf waar je werkt de telefoon opneemt vormt degene aan de andere kant van de lijn een beeld van je en daarom ook van de organisatie. Jij bent op dat moment immers het visitekaartje. Deze eerste indruk is ook van belang voor het verloop van het gesprek en het verdere contact.

Op een goede manier de telefoon opnemen is nog best een kunst. Het is belangrijk dat je met een vriendelijke en rustige toon opneemt. En als je toevallig een mindere dag hebt mag dit niet te horen zijn aan de andere kant van de lijn. Vaak vinden mensen het fijn er in je stem in bepaald enthousiasme te horen is. Een iets hogere stem doet vaak al wonderen.

Verder zijn doorgaan met een ander gesprek terwijl je de telefoon opneemt of praten met een volle mond natuurlijk uit den boze. Als het niet uitkomt is het handig om de beller te vragen of hij een momentje heeft. Als dit het geval is kan hij even de wacht worden gezet. Als het antwoord ‘nee’ is, is hier vaak een goede reden voor. Dan is het raadzaam het telefoontje met prioriteit te behandelen.

Als ondernemer weet u dit waarschijnlijk allemaal wel, maar u bent niet altijd in staat om de telefoon de gehele dag op te nemen. Daarom moeten uw medewerkers de telefoon ook goed op kunnen nemen. Als u hier niet zo zeker van bent en u geen klanten wilt mislopen is het een mogelijkheid om een antwoordservice in te huren. Een bedrijf als Bizziphone heeft professionele secretaresses die de telefoon voor u opnemen als het even niet uitkomt.